Aujourd’hui, on ne cesse de vanter les avantages de l’externalisation d’entreprise. Cette démarche stratégique permet de réduire les dépenses de l’entreprise, de devenir plus performante et plus compétitive. Cependant, ce n’est pas une opération qui s’avère sans risque. Il existe des limites à ne pas franchir. Explications dans les paragraphes qui suivent.
Mettre en place son projet d’externalisation
L’externalisation est un moyen plus ou moins sûr d’assurer le succès d’une entreprise. C’est une démarche qui permet d’optimiser les revenus de celle-ci, mais également de gagner en performance. Mais pour que cela marche, il faut correctement se préparer.
Établir une feuille de route
Rédiger la feuille de route est la première chose à faire lorsqu’on envisage une externalisation. Cela permettra de définir les objectifs à atteindre et également les moyens de contrôle et les champs d’action de chaque parti. Il faut ainsi définir qui sera le donneur d’ordre et qui sera le prestataire.
Faire le choix du prestataire
Il faut savoir que l’externalisation est une démarche bien différente d’une simple sous-traitance. L’entreprise donneuse d’ordre établit une relation de collaboration avec son prestataire. Le succès de l’entreprise repose sur le sérieux du prestataire. Ainsi, il est préférable de choisir un prestataire de confiance, de bonne notoriété avec des références réelles. On ne peut pas uniquement se reposer sur le tarif des offres qu’il propose.
Monter un tableau de bord
Comme il s’agit d’un projet comme tant d’autres, l’externalisation d’un processus métier doit toujours être suivie et contrôlée. L’entreprise doit désigner une personne en son sein pour vérifier toutes les opérations depuis un tableau de bord. Dès le moment où les démarches ne suivent pas la feuille de route, cette personne pourra apporter les correctifs nécessaires.
Les limites et les risques de l’externalisation
L’outsourcing offre de nombreux avantages à l’entreprise donneuse d’ordre, mais il comporte également des risques.
Les risques intrinsèques à l’activité externalisée concernent les risques qui sont relatifs au projet. Ils surviennent lorsque l’entreprise donneuse d’ordre n’a pas bien préparé le projet. Tout doit être étudié. Chaque activité doit être documentée pour éviter que l’opération soit un échec.
On court également des risques quant à la qualité de la prestation délivrée. Parfois, l’entreprise n’a pas choisi le bon prestataire ou n’a pas bien anticipé. Ce qui fait que les objectifs n’ont pas pu être atteints à temps.On considère également les risques juridiques et ainsi les lois qui régissent le pays de destination, mais aussi la situation économique, politique et sociale pour le choix du pays offreur de prestation.
Une différence culturelle et géographique peut nuire à la qualité du travail du prestataire. C’est pourquoi une externalisation offshore à Madagascar est une bonne idée si l’on part du principe que le décalage horaire est très faible et que la culture française n’est pas étrangère aux habitants de la Grande île.
Il arrive également que la conduite du projet d’externalisation elle-même soit défaillante. Il peut survenir des retards de livraison ou des surcoûts éventuels. Certains prestataires ont besoin de temps pour bien assimiler le projet et cela peut avoir un impact sur le succès des opérations.
Le prestataire pourra en outre avoir accès à des informations confidentielles de l’entreprise selon les activités qui lui sont attribuées. Les risques de fraude et de divulgations des données clients par exemple sont très élevés. C’est pourquoi il est important de faire signer un contrat de confidentialité.
Un dernier risque non moins important concerne la perte d’autonomie de l’entreprise donneuse d’ordre. Externaliser une activité veut dire se reposer sur quelqu’un pour effectuer le travail à sa place. Il peut ainsi naître une dépendance vis-à-vis du prestataire. Et dans le cas où ce dernier échoue, l’entreprise se retrouve en mauvaise posture.