L’archivage à valeur probante met en évidence les mesures techniques et organisationnelles à considérer pour enregistrer, stocker et restituer les documents ou données électroniques afin de bien les conserver. Il s’inscrit dans la tendance visant à dématérialiser les factures. En réalisant cet archivage numérique, il est impératif de veiller à ce que les données traitées ne se détériorent pas tout au long de leur cycle de vie.
Lire cet article : Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
Que vise l’archivage à valeur probante ?
Le principal but de cet archivage, également appelé archivage à valeur égale, est de garantir la pérennité de l’information de sorte que sa restitution puisse se faire ultérieurement, dans le cadre d’un contrôle ou d’une justification. Pour cela, il se base sur 3 principes fondamentaux.
1/ Garantie de l’authenticité du document
Le premier principe de l’archivage à valeur probante est la garantie de l’authenticité du document. À ce propos, il est bon de justifier l’identité du document ainsi que les attributs le caractérisant. Ainsi, il apportera la preuve que son élaboration a été bel et bien pensée pour justifier ce qu’il est censé être. On doit avoir certaines informations importantes en découvrant le document, notamment quand il a été créé, qui l’a élaboré et ce qu’il contient. L’horodatage et le scellement avant archivage sont les éléments qui assurent l’authenticité du document. En option, il y a la signature électronique.
2/ Intégrité des documents
Le deuxième principe est l’intégrité des documents. Celui-ci consiste à être sûr que les données qui s’y trouvent n’ont pas été modifiées, dénaturées ou altérées. Celles-ci doivent donc être telles qu’elles étaient à leur création et stockées de cette manière. L’intégrité des documents est garantie avec l’archivage à valeur probante lorsque des données figées sont conservées, qu’elles aient été scellées ou signées électroniquement. Il en est de même si des technologies de stockage dédiées sont utilisées. Aussi, l’archivage est effectué de sorte à assurer la confidentialité et la traçabilité des consultations des documents concernés.
3/ Intelligibilité des documents
Le troisième principe est l’intelligibilité des documents. Ce qu’il faut comprendre à ce niveau est la nécessité de faire en sorte que leur lecture soit possible dans le temps. À cet effet, l’archivage à valeur probante utilise des formats standards afin que la lisibilité soit parfaite lors d’une restitution ultérieure.
Caractéristiques d’un archivage à valeur probante
Pour qu’un archivage soit considéré comme à valeur probante, il doit avoir certaines caractéristiques. Si l’une de celles-ci n’est pas effective, le procédé est considéré comme incorrect. Une démarche visant à faire de l’archivage à valeur probante doit respecter les normes et standards reconnus dans l’univers du stockage des données. En outre, c’est une nécessité que les documents concernés aient une signature électronique ou un certificat électronique. Une autre caractéristique de cet archivage est l’obligation de laisser des sillons pour la traçabilité des documents. Enfin, il faut qu’un système performant soit mis en place pour la sécurisation et l’accès facile aux données en cas de besoin.
L’archivage papier, une alternative toujours intéressante
Dans quel état pensez-vous retrouver vos archives dans ces conditions ?
Malgré le fait que l’archivage numérique soit au centre des débats dans l’univers du stockage des données, l’archivage papier demeure toujours d’actualité. C’est une alternative intéressante dont les avantages sont bien réels. D’ailleurs, le numérique n’a pas pu ranger aux oubliettes le papier qui est au cœur des administrations. Concernant son archivage, il se fait à la perfection à condition de confier l’opération à un spécialiste.